Waar anderen documenten zien, zie jij de bouwstenen van een betrouwbare organisatie. Met jouw oog voor kwaliteit en rust in de chaos zorg je voor duurzame toegankelijkheid. In deze functie van Recordmanager ligt de kracht van informatie in jouw handen.
 

Wat ga je doen?

Als Recordmanager ben jij de bewaker van onze informatiekwaliteit. Jij zorgt ervoor dat alles wat we vastleggen, bewaren en delen klopt, vindbaar blijft en toekomstbestendig is. Je houdt overzicht in een wereld vol documenten, data en systemen en je zorgt ervoor dat collega’s op jou kunnen vertrouwen als het gaat om duidelijkheid, structuur en juiste keuzes rond informatiebeheer. Je bent verantwoordelijk voor het vertalen van wet- en regelgeving naar werkbare afspraken en richtlijnen. Jij zorgt dat processen, systemen en archivering daarop aansluiten. Je houdt de kwaliteit scherp in de gaten, je signaleert waar het misloopt, waar risico’s zitten en waar verbeteringen nodig zijn, en je zet die verbeteringen ook in gang.

Daarnaast zorg je voor tijdige selectie, vernietiging en overdracht van digitale en fysieke archieven. Je bent de vraagbaak voor complexe zoekvragen, inzageverzoeken en alles wat te maken heeft met duurzame toegankelijkheid. En je speelt een belangrijke rol in projecten rondom digitalisering, nieuwe applicaties, procesinrichting en de verdere professionalisering van onze informatiehuishouding. Kortom: jij bent degene die ervoor zorgt dat informatie klopt, veilig is, duurzaam toegankelijk blijft en voldoet aan alle wettelijke en organisatorische eisen. Jouw verantwoordelijkheden in het kort: 

• opstellen, actualiseren en bewaken van werkinstructies, procedures, richtlijnen en basisdocumenten (zoals archiefbewerkingsplannen, plaatsingslijsten en dossierinventarissen);
• uitvoeren van kwaliteitscontroles op processen, registraties en archivering, en signaleren van risico’s en verbeterkansen;
• beheren van digitale en analoge gegevens, inclusief selectie, waardering, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
• adviseren over archivering, bewaartermijnen, digitalisering, metadata, procesgericht werken en het gebruik van (vak)systemen;
• beantwoorden van complexe zoek- en inzagevragen en ondersteunen bij opleiden, trainen en bewustwording;
• bijdragen aan projecten en pilots op het gebied van digitalisering, procesverbetering, nieuwe applicaties en archiefbeheer;
• onderhouden van interne en externe contacten rondom informatiebeheer en uitvoering van beheertaken.

Wie zijn wij?

In deze rol werk je bij cluster De Connectie. Een uniek cluster binnen gemeente Arnhem, want je werkt niet alleen voor onze gemeente. Je werkt ook voor de gemeenten Renkum en Rheden. Samen met ongeveer 430 collega's verdeeld over vier afdelingen zorg je dat deze drie gemeenten optimaal functioneren. Dit doen we door hun bedrijfsvoering te regelen, de motor van een goed functionerende gemeente. Je ziet bedrijfsvoering vaak niet direct op straat, maar zónder bedrijfsvoering staat alles stil. Bedrijfsvoering is alles wat ervoor zorgt dat gemeenten soepel, slim en betrouwbaar draaien.  
Bij cluster De Connectie ondersteun je drie gemeenten met hun uitdagingen en maak je maatschappelijke impact. Bijvoorbeeld met ICT-werkplekken en middelen zodat iedereen tijd- en plaats onafhankelijk kan werken. Verder innen we bijvoorbeeld de belastingen in de drie gemeenten. We regelen ook dat bijna 3000 medewerkers op de 20ste van de maand hun salaris krijgen.

Dat is nog maar een deel van wat we doen. Samen maken we maatschappelijke impact voor ruim 230.000 inwoners en bedrijven. Het lukt ons met de leukste en beste collega’s. Vakinhoudelijke toppers die met passie en betrokkenheid hun werk doen. Het lukt ons alleen met jou. Met korte lijnen en een familiaire sfeer is cluster De Connectie een plek waar jij je snel thuis voelt. 

Je komt terecht in het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), de expertafdeling voor informatiebeheer en archiefvorming binnen De Connectie. We zitten midden in een boeiende ontwikkelfase: het vakgebied maakt een digitaliseringsslag, terwijl fysieke archieven nog steeds een belangrijke rol spelen. DIV werkt nauw samen met vrijwel alle afdelingen en groeit steeds meer naar een adviserende en ondersteunende rol. Je maakt deel uit van een ervaren team dat verspreid werkt over verschillende locaties en neemt deel aan werkoverleggen op het stadskantoor.

Wat bieden wij jou?

​​​​Bij de gemeente Arnhem kun je rekenen op:

• ​Een goed bruto maandsalaris in schaal 9, minimaal € 3.524,- tot een maximum van € 5.033,- op basis van een 36-urige werkweek;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• 17,05% financieel keuzebudget (IKB) boven op je salaris, dat je flexibel kunt inzetten, bijvoorbeeld voor vitaliteit, het aflossen van je DUO-studieschuld (maximaal € 1.250 per kalenderjaar bij een voltijd dienstverband) of een fiets;
• 144 wettelijke en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per jaar (bij 36 uur), met daarnaast de mogelijkheid om via het keuzebudget extra verlof aan te kopen;
• De mogelijkheid om 8 cao-feestdagen te ruilen voor andere vrije dagen die beter aansluiten bij wat voor jou belangrijk is;
• Een reiskostenregeling via een mobiliteitskaart (NS Business Card), waarmee je gebruik kunt maken van het openbaar vervoer (zoals trein, bus en OV-fiets);
• Een uitstekend pensioen bij ABP;
• Een individueel loopbaanbudget van € 500,- per jaar voor jouw professionele ontwikkeling;
• Volop ontwikkelmogelijkheden, ondersteund door een breed opleidingsaanbod;
• Goede faciliteiten om je werk goed te doen, waaronder een laptop en telefoon;
• Hybride werken: je combineert thuiswerken en werken op kantoor en maakt in overleg afspraken die passen bij jouw werk en privésituatie.
• De mogelijkheid om thuiswerkmeubilair aan te vragen voor de inrichting van een goede thuiswerkplek.

​​We hebben ons gehele arbeidsvoorwaardenpakket voor je op een rij gezet.​

Wie zoeken wij?

Je bent een ervaren recordmanager die snel zijn weg vindt in een nieuwe omgeving en moeiteloos zelfstandig schakelt binnen een dynamische organisatie. Je hebt je vakinhoudelijke basis stevig op orde en weet wat er nodig is om informatiebeheer kwalitatief én duurzaam te organiseren. Je kunt goed schakelen tussen uitvoerende beheertaken en adviserend werk, en je vindt het vanzelfsprekend om collega’s te helpen bewuste keuzes te maken rondom archivering, dossiervorming en informatiekwaliteit. Dit breng je mee:

• HBO‑werk- en denkniveau, bij voorkeur richting documentaire informatievoorziening, informatiemanagement of archiefbeheer.
• Aantoonbare werkervaring als recordmanager, DIV‑adviseur, informatiebeheerder of een vergelijkbare rol.
• Goede kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, selectielijsten, Woo en AVG, en in staat om die te vertalen naar werkbare afspraken en werkwijzen.
• Ervaring met digitalisering, zaakgericht werken, metadata‑inrichting en het beheren van zowel digitale als fysieke archieven.
• Vermogen om kwaliteit te toetsen, knelpunten te signaleren en verbetervoorstellen te doen binnen processen, registraties en systemen.
• Je voelt je thuis in een rol waar je zowel uitvoert als adviseert en schakelt makkelijk tussen operationeel werk en tactische vraagstukken.
• Goede communicatieve vaardigheden: je kunt helder uitleggen, goed instrueren en prettig samenwerken met collega’s uit verschillende afdelingen.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en kwaliteitsgericht, en kunt omgaan met verschillende belangen binnen de organisatie.

Waar kom je te werken?

​​Arnhem is met meer dan 171.000 inwoners de 11e gemeente van het land. Een diversiteit aan inwoners maakt de stad tot wat ze is. Arnhem is een gemeente waar de stedelijke dynamiek, de natuurrijke leefomgeving en economische kracht elkaar versterken. Wij kennen een rijke historie en zijn de hoofdstad van de provincie Gelderland. Bij de gemeentelijke organisatie werken ongeveer 1200 betrokken en bevlogen medewerkers die zich iedere dag inzetten voor de stad, de inwoners, bezoekers, bedrijven en instellingen.​

Hoe solliciteer je?

​​​​Reageren op deze vacature kan tot en met 31 maart 2026 via de sollicitatiebutton. Dit doe je met cv en motivatie, bij voorkeur in Pdf- formaat. De motivatie mag waarop jij je het prettigst voelt, bijvoorbeeld in de vorm van een brief, afbeelding of video. We horen graag wat je motiveert om te reageren op deze vacature. 

Let op: Je kan maximaal 2 bijlagen uploaden. Neem daarom de beantwoording van de motivatievraag in hetzelfde document op als jouw motivatie. Daarnaast mogen bijlagen samen maximaal 10 MB zijn. Wil je iets groters meesturen? Voeg dan een link toe via bijvoorbeeld WeTransfer. Wil je een video delen? Gebruik dan bijvoorbeeld YouTube of Vimeo.

Uiterlijk 2 april hoor je over het vervolg, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.

De eerste gesprekken worden gehouden op 8 april (middag). De vervolggesprekken staan gepland op 13 april (ochtend). Houd je hier alvast rekening mee in je agenda?

Ook krijgen we graag antwoord op de hieronder beschreven motivatievraag.

​​De motivatievraag: analytisch vermogen en het leggen van verbanden 

Op welke manier gebruik jij jouw analytisch vermogen om verbanden te leggen tussen verschillende processen, systemen en informatiestromen? Licht dit toe met een concreet voorbeeld.

​​Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode. Kun je hulp gebruiken bij het opmaken van je motivatie? Bekijk dan onze sollicitatietips via: https://www.werkenvoorarnhem.nl/sollicitatietips/.​​​

Heb je nog vragen?

​​Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Cassandra Seelemeijer via cassandra.seelemeijer@connectie.nl

Voor vragen over de werving- en selectieprocedure kun je contact opnemen met Audrey Kummeling, recruiter, via +31621981141, per whatsapp of per mail (werkenvoor@arnhem.nl).